Ako zorganizovať zájazd
Na základe našich dlhoročných skúseností Vám ponúkame niekoľko rád a tipov, ktoré najmä začínajúcim organizátorom môžu významne pomôcť pri organizácii zájazdu a vyhnúť sa tak niektorým chybám.
Postup pri organizovaní zájazdu:
1. Kontaktujte cestovnú kanceláriu a dohodnite sa na programe zájazdu a rozsahu služieb, predbežnom termíne a podobne. Zistite si čo najviac informácií - budete ich potrebovať, lebo záujemcovia o zájazd sa Vás budú veľa pýtať. V prípade, že neviete odpovedať, kontaktujte CK alebo odporučte, aby sa záujemca obrátil so svojimi otázkami priamo na CK.
2. Urobte prieskum záujmu o zájazd. V prípade, že sa záujem javí ako dostatočný, začnite so záväzným prihlasovaním na zájazd. Dajte účastníkom vyplniť záväznú prihlášku na zájazd, v prípade školských zájazdov ju vyplňuje a podpisuje rodič. Súčasťou prihlášky by mal byť aj program zájazdu poskytnutý cestovnou kanceláriou (obsahuje o.i. harmonogram zájazdu, rozsah poskytnutých služieb, cenu) a tiež výber zo Všeobecných a záručných podmienok, ktorý si môžete stiahnuť tu.
3. Zároveň zbierajte zálohu (napr. 50 % ceny), lebo len tá je skutočným prejavom záväzného záujmu o zájazd. Je na Vás, či si vyzbierané peniaze necháte napr. na účte v banke alebo ich prevediete priamo cestovnej kancelárii (za určitých okolností môžete v tomto prípade získať aj zľavu z poukázanej sumy). Niektorí organizátori v snahe minimalizovať manipuláciu s hotovosťou vyberajú hneď celú sumu, najmä pri finančne menej náročných zájazdoch. Cieľom je, aby si bol účastník vedomý, že sa na zájazd prihlasuje záväzne a ak si to s účasťou rozmyslí, mal by si nájsť náhradníka, ktorý mu peniaze vráti.
4. Do cestovnej kancelárie pošlite záväznú objednávku zájazdu. Po zabezpečení služieb Vám objednávku potvrdíme. V potvrdení bude uvedený presný rozsah služieb zabezpečený cestovnou kanceláriou, presná kalkulácia zájazdu, t.j. bude tam vyčíslená presná cena, ktorú by ste mali uhradiť, ďalej spôsoby a termín úhrady, informácie o poistení a ďalšom organizačnom postupe.
5. Úhrada zájazdu – zájazd môže byť uhradený bankovým prevodom, vkladom v banke na účet CK uvedený v potvrdení objednávky alebo v hotovosti v CK naraz alebo aj po častiach. V prvých dvoch prípadoch Vám potvrdenie o úhrade vydá banka, pri úhrade v hotovosti dostanete príjmový doklad. Štandardný termín úhrady celej sumy zájazdu je 30 dní pred termínom zájazdu. Pri 1-dňových zájazdoch alebo v prípade potreby môže byť termín stanovený individuálne vzájomnou dohodou.
6. Zoznam účastníkov – poslednou dôležitou vecou je dodanie zoznamu účastníkov zájazdu, spravidla týždeň pred termínom zájazdu. Zoznam účastníkov má obsahovať údaje v tomto poradí: poradové číslo, priezvisko, meno, adresa trv. pobytu s PSČ, rodné číslo (kvôli poisteniu) a číslo cestovného dokladu (pas/OP). Odporúčame zoznam opečiatkovať a podpísať objednávateľom – môže to uľahčiť vstup skupiny do niektorých objektov, niekedy je to dokonca podmienka udelenia skupinovej/študentskej zľavy. Pokiaľ dôjde k ochoreniu účastníka alebo výmene za iného, treba to bezodkladne nahlásiť CK !
7. Dohodnutie miesta a času pristavenia autobusu. Autobus radi pristavíme aj pred Vašu školu, firmu, inštitúciu – treba však vybrať miesto, kde sú na to podmienky z hľadiska priestoru (autobus je veľký – musí tiež otvoriť kufre, otočiť sa ...) a bezpečnosti (nie úzke alebo frekventované cesty, jednosmerky a pod.)
8. Stretnutie účastníkov pred zájazdom – niekoľko dní pred zájazdom je vhodné najmä pri školských zájazdoch uskutočniť stretnutie a podať podrobné informácie – miesto a čas odchodu na zájazd, program zájazdu, presná informácia o čase a spôsobe poskytnutia stravovacích služieb, rozubytovanie účastníkov, kontrola platnosti cestovného dokladu, predpokladaný čas návratu zo zájazdu, orientačná výška vstupného/vreckového atď.
9. Ďalšie rady: Najmä učiteľom odporúčame vyzbierať čiernobiele fotokópie údajovej strany pasu alebo OP, čo môže značne urýchliť vybavenie náhradného cest. dokladu v prípade jeho straty. Tiež odporúčame získať čísla mobilných telefónov účastníkov, pokiaľ si ich berú na zájazd a majú rooming a tiež telefónne číslo na rodiča.
