Cestovná kancelária Transtip - Ako zorganizovať zájazd

Na základe našich dlhoročných skúseností Vám ponúkame niekoľko rád a tipov, ktoré najmä začínajúcim organizátorom môžu významne pomôcť pri organizácii zájazdu a vyhnúť sa tak niektorým chybám.

Postup pri organizovaní zájazdu:

  1. Kontaktujte cestovnú kanceláriu a dohodnite sa na programe zájazdu a rozsahu služieb, predbežnom termíne a podobne. Zistite si čo najviac informácií - budete ich potrebovať, lebo záujemcovia o zájazd sa Vás budú veľa pýtať. V prípade, že neviete odpovedať, kontaktujte CK alebo odporučte, aby sa záujemca obrátil so svojimi otázkami priamo na CK.
  2. Rezervujte si termín zájazdu v CK.
  3. Urobte prieskum záujmu o zájazd. V prípade, že sa záujem javí ako dostatočný, začnite so záväzným prihlasovaním na zájazd. Dajte účastníkom vyplniť záväznú prihlášku na zájazd, v prípade školských zájazdov ju vyplňuje a podpisuje rodič (príklad prihlášky pre školy TU). Súčasťou prihlášky by mal byť aj program zájazdu poskytnutý cestovnou kanceláriou (obsahuje o.i. harmonogram zájazdu, rozsah poskytnutých služieb, cenu) a tiež Všeobecné a záručné podmienky, ktoré si môžete stiahnuť tu.
  4. Zároveň zbierajte zálohu (napr. 50 % ceny), lebo len tá je skutočným prejavom záväzného záujmu o zájazd.  Niektorí organizátori v snahe minimalizovať manipuláciu s hotovosťou vyberajú hneď celú sumu, najmä pri finančne menej náročných zájazdoch. Cieľom je, aby si bol účastník vedomý, že sa na zájazd prihlasuje záväzne a ak si to s účasťou rozmyslí, mal by si nájsť náhradníka, ktorý mu peniaze vráti. Vážne situácie (napr.ochorenie, úraz, pohreb v rodine...) sa dajú samozrejme poistiť a peniaze po odpočítaní spoluúčasti vráti poisťovňa. Pri niektorých zájazdoch je záloha vyžadovaná cestovnou kanceláriou, ak napríklad hotel vyžaduje úhradu zálohy pri rezervácii ubytovania.
  5. Do cestovnej kancelárie pošlite záväznú objednávku zájazdu. Bližšie informácie o objednávke nájdete na tomto odkaze. Po zabezpečení služieb Vám objednávku potvrdíme. V potvrdení bude uvedený presný rozsah služieb zabezpečený cestovnou kanceláriou, presná kalkulácia zájazdu, t.j. bude tam vyčíslená presná suma, ktorú by ste mali uhradiť, ďalej spôsoby a termín úhrady, informácie o poistení a ďalšom organizačnom postupe.
  6. Úhrada zájazdu – zájazd môže byť uhradený bankovým prevodom, vkladom v banke na účet CK uvedený v potvrdení objednávky alebo v hotovosti v CK naraz alebo aj po častiach. Štandardný termín úhrady celej sumy zájazdu je 30 dní pred termínom zájazdu. Pri 1-dňových zájazdoch alebo v prípade potreby môže byť termín stanovený individuálne vzájomnou dohodou. V prípadoch, keď napríklad ubytovacie zariadenie vyžaduje úhradu zálohy skôr, budú platobné podmienky podľa toho upravené.
  7. Zoznam účastníkov – poslednou dôležitou vecou je dodanie zoznamu účastníkov zájazdu. Zoznam účastníkov má obsahovať údaje v tomto poradí: poradové číslo, priezvisko, meno, adresa trv. pobytu s PSČ, dátum narodenia a číslo cestovného dokladu (pas/OP). Odporúčame zoznam opečiatkovať a podpísať objednávateľom – môže to uľahčiť vstup skupiny do niektorých objektov, niekedy je to dokonca podmienka udelenia skupinovej/študentskej zľavy. Pokiaľ dôjde k ochoreniu účastníka alebo výmene za iného, treba to bezodkladne nahlásiť CK !
  8. Dohodnutie miesta a času pristavenia autobusu. Autobus radi pristavíme aj pred Vašu školu, firmu, inštitúciu – treba však vybrať miesto, kde sú na to podmienky z hľadiska priestoru (autobus je veľký – musí tiež otvoriť kufre, otočiť sa ...) a bezpečnosti (nie úzke alebo frekventované cesty, jednosmerky a pod.)
  9. Stretnutie účastníkov pred zájazdom – niekoľko dní pred zájazdom je vhodné najmä pri školských zájazdoch uskutočniť stretnutie a podať podrobné informácie – miesto a čas odchodu na zájazd, program zájazdu, presná informácia o čase a spôsobe poskytnutia stravovacích služieb, rozubytovanie účastníkov, kontrola platnosti cestovného dokladu, predpokladaný čas návratu zo zájazdu, orientačná výška vstupného/vreckového atď.

Ďalšie rady: Najmä učiteľom odporúčame vyzbierať čiernobiele fotokópie údajovej strany pasu alebo OP, čo môže značne urýchliť vybavenie náhradného cest. dokladu v prípade jeho straty. Tiež odporúčame získať čísla mobilných telefónov účastníkov a tiež telefónne číslo na rodiča. Učiteľ by mal mať so sebou súhlasy zákonných zástupcov žiakov s účasťou na zájazde.